Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử sẽ góp phần xây dựng chính quyền điện tử trong thời gian tới
(Ảnh: Người dân tra cứu hồ sơ thủ tục hành chính huyện Pác Nặm bằng hình thức quét mã QR)

Để triển khai thực hiện, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị, trong đó đã lồng ghép nội dung chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa tài liệu.

Trước đây, Sở Nông nghiệp và Môi trường đã thực hiện số hóa tài liệu, trong giai đoạn này càng được thực hiện nghiêm túc. Đơn vị đã thực hiện số hóa tài liệu thuộc lĩnh vực khoáng sản, lĩnh vực đất đai vì đây là khối lượng tài liệu có giá trị quan trọng, thường xuyên được khai thác để phục vụ nhu cầu của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh. Phần mềm thực hiện số hóa là Phần mềm Quản lý kho dữ liệu tài nguyên và môi trường. Theo Sở Nông nghiệp và Môi trường, việc số hóa tài liệu thuộc lĩnh vực khoáng sản, đất đai giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng, tăng cường khả năng bảo mật thông tin, vừa nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

Ngay khi có kết luận, chỉ đạo của Trung ương và của tỉnh về quản lý tài liệu khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, các đơn vị, địa phương đã nghiêm túc quán triệt, triển khai các chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc trong việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ, an toàn, thống nhất nghiệp vụ, đúng quy định, bảo vệ bí mật thông tin tài liệu… Nhiều địa phương kịp thời chỉ đạo công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu, lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.

Xã Nghiên Loan, huyện Pác Nặm - một trong những địa phương vùng cao đang tích cực triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ hồ sơ. Hàng trăm văn bản, tài liệu hành chính đang được rà soát, phân loại và đưa lên dữ liệu điện tử. Công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác đang được mỗi cán bộ phụ trách tập trung thực hiện.

Bà Lý Thị Tuyết, Chủ tịch UBND xã Nghiên Loan, huyện Pác Nặm cho biết, trên cơ sở các nội dung được huyện tập huấn, xã đã họp và chỉ đạo cho các công chức tập trung phân loại, lưu trữ hồ sơ điện tử, đến thời điểm này, các công chức đang gấp rút chuẩn bị các nội dung để phấn đấu hoàn thiện hồ sơ tài liệu trước khi sáp nhập xã.

Phó Chủ tịch UBND huyện Pác Nặm Trịnh Đức Minh chia sẻ, thực hiện chỉ đạo của tỉnh, UBND huyện đã chỉ đạo các đơn vị, địa phương thu thập, phân loại, số hóa tài liệu. Trong quá trình thực hiện cũng gặp một số khó khăn về nhân lực, kinh phí và hạ tầng kỹ thuật. Tuy nhiên, huyện sẽ nỗ lực khắc phục để tập trung thực hiện tốt việc chuyển tài liệu lưu trữ khi kết thúc hoạt động cấp huyện, thực hiện sáp nhập các xã trên địa bàn.

Hiện nay, các đơn vị, địa phương đang tập trung cao độ cho việc sắp xếp hồ sơ, chỉnh lý văn thư lưu trữ và số hóa tài liệu, nhập danh mục các văn bản chuẩn bị bàn giao theo đúng quy định. Khối lượng công việc lớn, trong khi thời gian hoạt động cấp huyện không còn nhiều, các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của cơ quan theo quy định. Cùng với đó, các đơn vị chủ động rà soát, thống kê số lượng tài liệu thuộc các phông lưu trữ đang quản lý để thực hiện quy trình thủ tục công tác số hoá tài liệu.

Dù quyết tâm chính trị cao, song thực tiễn triển khai tại tỉnh đến nay gặp nhiều khó khăn do tài liệu của các cơ quan, tổ chức chưa chỉnh lý hoàn chỉnh; chưa có hạ tầng và trang thiết bị chuyên dụng để phục vụ số hoá tài liệu như thiết bị scan, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số hóa, máy chủ lưu trữ. Trong khi đó, nguồn lực thực hiện công tác lưu trữ còn hạn chế, kinh phí để chỉnh lý, số hóa tài liệu hạn hẹp, cán bộ làm công tác lưu trữ chủ yếu kiêm nhiệm, chưa có lưu trữ chuyên trách, chưa được tập huấn đào tạo chuyên môn về số hoá tài liệu, thiếu kỹ năng và chuyên môn để thực hiện số hóa tài liệu và quản lý quá trình số hóa hiệu quả…

Điều này đòi hỏi các địa phương cần ưu tiên nguồn lực để khẩn trương chỉnh lý, số hoá tài liệu lưu trữ trước khi kết thúc hoạt động cấp huyện và sáp nhập cấp xã. Trong quá trình thực hiện, các địa phương phải gắn trách nhiệm để tổ chức thực hiện một cách khẩn trương, quyết liệt, nhằm sớm hoàn thành công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu; chỉ đạo thực hiện thống kê, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập Danh mục toàn bộ hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy theo đúng tinh thần chỉ đạo của Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 16/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị.

Việc số hóa tài liệu được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả sẽ không chỉ góp phần phục vụ tốt cho sắp xếp đơn vị hành chính hiện tại mà còn tạo nền tảng dữ liệu số vững chắc để thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, hướng tới phát triển chính quyền số trong thời gian tới./.