Skip Ribbon Commands
Skip to main content
Cổng thông tin điện tử Bắc Kạn kính chào quý khách! Trang chủ Góp ý Sơ đồ trang Liên hệ

Xây dựng chính quyền điện tử: Làm việc từ xa, ước mơ của nhiều thế hệ cán bộ, công chức, viên chức nay đã thành hiện thực

(Cập nhật lúc: 16/10/2019 10:26:30 )

Vào thập kỷ 80 của thế kỷ XX, tình cờ tôi đọc được bài báo nói về tương lai làm việc từ xa. Tác giả nói về mong ước có thể làm việc bên ngoài văn phòng của những người thường phải di chuyển nhiều, ít thời gian giải quyết công việc ở văn phòng. Thời điểm đó, khi đọc bài báo tôi cũng không thể hình dung nổi làm việc từ xa là thế nào vì chưa có khái niệm về Internet (Internet chính thức xuất hiện ở Việt Nam vào 19/11/1997). Đến nay, ước mơ đó đã trở thành hiện thực ở Việt Nam và ngay tại tỉnh Bắc Kạn.

          Nhìn lại cách giải quyết công việc trong cơ quan hành chính nhà nước khoảng 30 năm trở lại đây ta thấy, chúng ta đã trải qua ba thời kỳ như sau:

          Thời kỳ trước năm 1995 là thời kỳ của cây bút: Khi cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo một văn bản thì họ sử dụng bút để viết nên văn bản đó. Quá trình từ khi văn bản dự thảo, thông qua quá trình chỉnh sửa, kiểm duyệt đều phải có ý kiến bằng cách ghi bút (thường là màu đỏ hoặc khác màu của người có thẩm quyền để người soạn thảo dễ nhận biết, tiếp thu); khi văn bản đã được hoàn chỉnh thì chuyển cho nhân viên đánh máy (máy chữ đánh trên giấy nến rồi nhân bản bằng quay Roneo, sau này khi có máy vi tính thì đánh trên máy vi tính rồi nhân bản bằng cách photocopy). Phương cách làm việc như vậy tốn rất nhiều thời gian, qua rất nhiều khâu trung gian mới ban hành được một văn bản. Mặt khác, việc chuyển văn bản phụ thuộc hoàn toàn vào Bưu điện trong điều kiện thời tiết, giao thông không thuận lợi nên sự chỉ đạo của cấp trên xuống cấp dưới và báo cáo, đề xuất của cấp dưới lên cấp trên thường không kịp thời, làm chậm tiến độ triển khai công việc. Về vị trí việc làm thì cơ quan nào cũng phải bố trí vị trí làm việc là nhân viên đánh máy (những cơ quan nhiều văn bản thậm chí phải bố trí 2-3 người cho vị trí này).

          Thời kỳ 1995-2015 là thời kỳ của máy vi tính: Giai đoạn này, nhận thức được ưu thế vượt trội của máy vi tính trong xử lý công việc, cộng với việc giá mua máy vi tính không còn đắt như giai đoạn trước đó. Thủ trưởng nhiều cơ quan, đơn vị đã quan tâm mua sắm máy vi tính, đồng thời tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức học sử dụng máy tính phục vụ yêu cầu trong giải quyết công việc. Tỷ lệ máy tính trên số lượng cán bộ, công chức, viên chức tăng lên rõ rệt, nhiều cơ quan đã trang bị cho mỗi người có một máy vi tính (gồm cả máy in) để làm việc. Khi đó, cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo văn bản trên máy tính cá nhân, sau đó in ra xin ý kiến người có thẩm quyền chỉnh sửa, kiểm duyệt văn bản rồi tiếp thu, hoàn thiện trình ký ban hành. Ở thời kỳ này, công việc đã được đẩy nhanh lên một bước; đặc biệt các cơ quan, đơn vị không còn phải bố trí vị trí nhân viên đánh máy nữa. Trình độ sử dụng máy vi tính của cán bộ, công chức, viên chức được nâng lên. Tuy nhiên, kinh phí hành chính chi cho giải quyết công việc theo phương thức như trên của thời kỳ này là khá tốn kém. Trước tiên là việc đầu tư mua sắm máy in, máy photo, mực in, việc bảo trì, sửa chữa máy móc tốn một khoản kinh phí không nhỏ; số lượng bản in (nháp) qua các lần trình phải bỏ đi rất nhiều (chất lượng dự thảo càng thấp thì số lượng bản in nháp càng lớn), các cuộc họp cũng phải in văn bản dự thảo với số lượng không nhỏ (sẽ bỏ đi sau cuộc họp).

Thời kỳ 2015 trở lại đây là thời kỳ của làm việc trên môi trường mạng: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (QLVB&HSCV) được xây dựng nhằm phục vụ việc quản lý hoạt động của các cơ quan nhà nước có hiệu quả hơn, các quy trình điều hành công việc như theo dõi các văn bản đi và đến; tiến độ, chất lượng giải quyết công việc của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, lập lịch công tác, bố trí phòng họp, điều xe…trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Sử dụng tốt phần mềm này sẽ tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp

Văn bản đến: Được quản lý khoa học, lãnh đạo giao việc rõ ràng, rõ người chịu trách nhiệm chính và người phối hợp, gia hạn thời gian hoàn thành, không thể bỏ sót công việc, dễ dàng kiểm tra quá trình triển khai của người được giao việc, dễ dàng tra cứu khi cần.

Văn bản đi: Thể hiện được vai trò của mỗi công chức trong từng khâu công việc. Người được giao nhiệm vụ sẽ soạn thảo văn bản, sau đó trình lãnh đạo phòng cho ý kiến chỉnh sửa rồi xin ý kiến của tất cả các tuyến công việc có liên quan; sau khi tiếp thu, chỉnh sửa, hoàn thiện sẽ trình người có thẩm quyền ký bằng chữ ký số chuyên dùng. Toàn bộ quy trình trên được thực hiện trên phần mềm, không phải in bất kỳ bản nào; giúp tiết kiệm kinh phí hành chính từ việc mua sắm máy in, văn phòng phẩm, mực in, giấy in, bảo trì, sửa chữa máy in, phí bưu chính. Văn bản sẽ được luân chuyển trên môi trường mạng, không mất phí bưu chính và nhanh hơn rất nhiều so với cách làm truyền thống. Công chức, viên chức, lãnh đạo các cơ quan đơn vị có thể đi công tác dài ngày nhưng vẫn có thể kiểm soát công việc của mình và cơ quan. Vận hành tốt quy trình như trên và khi có sự tham gia của nhiều người, chất lượng văn bản sẽ ít sai sót hơn. Tạo điều kiện nâng cao năng lực, chất lượng công chức, viên chức; mỗi công chức đều biết được trách nhiệm, quyền hạn của mình đến đâu, quy trình xử lý công việc thế nào là đúng. Trong đánh giá cán bộ dễ dàng và có căn cứ hơn vì quy trình lưu vết thời gian và ý kiến của người tham gia xây dựng văn bản, góp phần đánh giá năng lực, trách nhiệm công chức thực chất hơn.

Năm 2018, toàn tỉnh có 407 đơn vị hành chính được triển khai cài đặt và sử dụng phần mềm QLVB&HSCV (tính cả khối Đảng, đoàn thể là 526), theo thống kê năm 2018 đã có khoảng 1.300.000 văn bản điện tử luân chuyển qua mạng ở cả ba cấp tỉnh, huyện, xã, góp phần tiết kiệm kinh phí hành chính khoảng 6,5 tỷ đồng; đặc biệt sự chỉ đạo, điều hành nhanh, kịp thời hơn. Để đảm bảo văn bản điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định, Sở Thông tin và Truyền thông đã phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cấp hơn 2.500 chữ ký số chuyên dùng cho các tổ chức, cá nhân thuộc hệ thống chính quyền, đoàn thể trong toàn tỉnh.Việc sử dụng có hiệu quả ứng dụng QLVB&HSCV giúp tạo ra một phương thức làm việc mới hiện đại, quản lý, điều hành công việc khoa học, tra cứu thông tin thuận lợi. Công tác quản lý điều hành tác nghiệp trong cơ quan dễ dàng, hiệu quả, minh bạch, đúng quy trình, thẩm quyền hơn. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp với việc ứng dụng hiệu quả CNTT trong quản lý, điều hành cơ quan. Giảm chi phí hành chính, góp phần nâng cao thu nhập cho công chức, viên chức người lao động, có điều kiện để mua sắm thêm phương tiện, máy tính phục vụ công tác. Làm việc từ xa không chỉ còn là ước mơ của nhiều thế hệ cán bộ, công chức, viên chức mà nay đã thành hiện thực trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.

Hà Văn Tiến
Sign In